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Zeitpunkt & Dauer

Präsentationszeiten:
Wann und wie lange?

Eigentlich bei keiner Präsentationsform steht dem Vortragenden unbegrenzt Präsentationszeit zur Verfügung. Selbst wenn die Redezeit aber mal nicht beschränkt ist, sollte man die Zuhörer nicht überstrapazieren, da sie nicht ewig zuhören können.

Vorbereitungszeit

Beim zeitlichen Rahmen einer Präsentation ist als Erstes die Vorbereitungszeit zu besprechen. Es sollte genügend Raum für die Vorbereitung eingeplant werden. Als Faustregel die veranschlagte Vorbereitungszeit verdoppeln – als Pufferzeit und für unvorhergesehene Ereignisse. Für die Vorbereitungszeit kann in den meisten Fällen in Wochen gerechnet werden. Dabei sollte ebenso viel Zeit auf die inhaltliche Vorbereitung wie auf die Gestaltung der Präsentation eingeplant werden.

Wie lange hat er eigentlich geredet!‘ – ‚Eine geschlagene Viertelstunde.‘ – ‚Und worüber hat er gesprochen?‘ – ‚Das hat er leider nicht gesagt!’“

Zeitrahmen: Die Dauer der Präsentation

Meistens ist der Zeitrahmen für die Präsentation klar vorgegeben. Diese gilt es dann unbedingt einzuhalten, vor allem wenn die Teilnehmer danach noch anderer Termine haben oder eine weitere Präsentation unmittelbar folgt. Ganz allgemein haben sich Vortragslängen von 20 – 30 Minuten als ideal herausgestellt. Je nach Präsentationsform steht aber oft auch mehr Zeit zur Verfügung. Ganz wichtig ist es auch hier Pufferzeit einzuplanen. Durch Pausen, Diskussionen oder weil man einfach langsamer mit den Inhalten durchkommt als geplant, kann sich die Präsentation schnell in die Länge ziehen. Besser also erstmal weniger Inhalte fest einplanen. Bleibt am Ende doch noch Zeit, sollte man ein paar zusätzliche Inhalte parat haben, bei denen nicht Entscheidendes fehlen würde, würden sie weggelassen. Kann man die Präsentationszeit selber bestimmen, sollte man gut überlegen wieviel Zeit benötigt wird. Dies ist abhängig von dem Ziel der Präsentation und den Inhalten.

Pausen machen

Bei Präsentationszeiten von mehr als einer Stunde sollte man auch Pausen einplanen. Alle 45 Minuten bis ca. 1 Stunde sollte zumindest eine kleine Pause (die berühmt berüchtigte Raucherpause) eingeplant werden. Bei Präsentationen von mehreren Stunden sollte auch mindestens eine längere Pause dabei sein. Die Pausen, ebenso wie die Länge der Präsentation, zu Beginn unbedingt ankündigen. Können sich die Teilnehmer auf die Präsentationsdauer und Pausen einstellen, ist die Aufmerksamkeitsspanne höher.

Präsentationsdauer und Pausen unbedingt vorher ankündigen.

Wochentag & Tageszeit

Je nach Wochentag und Tageszeit ist die Motivation und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer völlig unterschiedlich. Der klassische Arbeitnehmer, der Freitag nachmittags noch zu einer Präsentation „darf“, wird vermutlich ein anderes Interesse zeigen, als der Teilnehmer, der Samstag vormittags freiwillig zu einer Präsentation kommt. Kann man die Präsentationszeit selber ansetzen, dann sollte die berufliche Auslastung der Teilnehmer berücksichtigt werden. Bekommt man eine Zeit zugeteilt, gilt es sich damit auseinanderzusetzen und entsprechend darauf vorzubereiten.

Aufbauzeit

Je nach Präsentationsform, Zielgruppe, Medien und Räumlichkeiten dauert die Vorbereitung vor Ort unterschiedlich lang. Muss die Technik erst aufgebaut und angeschlossen werden? Ist alles benötigte technische Equipment vor Ort? Müssen Stühle und Tische gestellt werden? Kann man schon vor der Präsentation in die Räumlichkeiten, um alles einzurichten und sich vorzubereiten? 
Lieber zu früh vor Ort sein, als abgehetzt als Letzter einzutreffen und dann gar noch das Equipment einzurichten. Ein No-go ist ein Zuspätkommen des Präsentierenden.